数字化时代的档案利用工作 - 总结报告

     随着科学技术日新月异的发展，档案信息载体发生了革命性的变化。办公自动化乃至无纸办公的实现，使得电子文件数量与日俱增，人类正逐步步入数字化信息时代。档案利用作为档案工作的出发点和归宿，面临着新的挑战。只有改变传统的档案利用方式，建立健全的电子化检索工具，才能避免档案工作脱离社会，避免档案机构变成纯粹博物馆式的收藏机构。本文就此谈一些初步的认识。
     一、数字化时代档案利用工作独具的特征
     1、准确快捷全面查找
    档案信息逐年增加，人们常用“浩如烟海”来形容档案数量之众多。传统的档案利用工作靠人脑来熟记大量的档案信息，用手工检索方式来提供利用，存在着低效、受人为因素影响大的缺点，显然已经难以适应时代的要求，而且成为档案工作进一步发展的桎梏。
    伴随着数字化时代产生的电子检索工具充分体现了计算机系统高密度存贮、快速准确运转的功能，弥补了传统档案利用工作的缺陷，具有高效、快捷、全面的优势。
    2、减少损害保护原件
    许多档案原件是非常珍贵的，长期手工调用，极易使原件遭到磨损、破坏，降低其利用价值。若采用现代计算机技术，把珍贵的档案原件录入计算机形成数字化的多媒体文件，用机读方式提供利用，不仅能提高利用率，还有利于原件的保管。
   3、提高利用优化馆藏
    用电子检索工具提供档案利用所具的全面、快速、准确的特点，扩大了档案利用范围，使档案利用更贴近于社会，从而提高档案工作的社会影响力。档案工作只有服务于社会，用之于社会，才能唤起人们对档案的重视。档案馆在引起公众关注的同时，也能更进一步促进其档案的收集工作，使馆藏结构更趋于合理化，进而使档案利用与馆藏优化形成一个良性的循环体系。
   4、打破馆际资源共享
    由于档案的机密性特点和历史原因等因素，造成了档案部门相对封闭、缺少信息交流的局面。各档案部门“各自为政”，形成档案信息资源分散管理体制，有些档案被重复保存，不仅多占用了宝贵的库房空间，还浪费了不必要的人力、财力。
    多年来，档案界一直在寻求能够实现档案信息资源共享的良策，应运而生的档案目录中心建设和计算机网络的发展终于使我们能如愿以偿。近年来，我国档案界十分重视档案资源共享问题，正在逐步努力建设全国性的档案目录中心，从而实现馆际交流、资源共享，进一步服务于社会的目的。计算机网络技术的出现，更是为档案信息资源共享提供了温床，档案学科由此产生的新名词“虚拟档案馆”就是旨在通过网络，使档案利用者能够跨越时空对所需档案、资料进行查询利用，把封闭的档案服务扩展成开放性的、社会化的服务。
   5、快速统计自动分析
统计分析是档案工作的一个重要环节，人工的统计台帐不仅繁杂、耗时，而且极易出现误差。随着软件技术的发展，产生了一些功能齐全的报表软件，只要在档案计算机管理系统中合理使用其功能，就能对有关的数据按用户要求进行快速精确的统计，对相关类目进行自动分析并产生所需的报表，使档案工作者完全从人工统计中解脱出来，提高工作效率。
二、实现档案信息数字化利用面临的任务
1、更新观念，提高素质
面对数字化时代带来的冲击，档案工作者首先应树立明确的应战姿态，理清思路，勇于开拓创新。同时，应不断加强自身学习，努力掌握现代化技术，提高业务能力，以拓展的职能、开放的工作方式、先进的技术手段塑造档案事业的今天和未来。
2、编制功能齐全的电子化检索系统
完善的电子化检索系统是大量的数字化档案信息得以利用的工具，是数字化档案信息与用户沟通的桥梁，也是使档案信息得以充分发挥其利用价值的前提。所以，编制并推广使用功能齐全的计算机检索系统应是档案计算机现代化管理工作中首要的任务。
随着计算机技术的发展，软件工程的思想与方法得到了广泛的宣传，人们越来越认识到，单纯的、机械的编程并不是软件开发工作的关键之处，更不是它的全部。因此，在进行计算机档案信息检索系统开发前，应先成立一个由档案工作人员与计算机技术人员组成的项目小组，接下来第一阶段的工作是根据初始要求进行详尽的需求分析，形成严格的、明确的、可供实际开发使用的功能说明书；第二阶段是制订出软件的总体设计，包括整个软件的结构设计、公用的数据文件或数据库的设计、各部分的连接方式及信息交换的标准等内容；第三阶段才是程序的编写与相应的使用说明等文档的编写；第四阶段的工作是软件的测试；最后是使用与维护阶段，即组织使用者有效地使用，并及时检查与修正发现的错误。对软件开发工作进行规范化，开发出功能齐全、标准化的档案信息管理软件，应是档案现代化管理工作的努力方向。
3、实现原有馆藏档案数字化转换
档案信息数字化利用需要以大量的数字化档案信息为基础，而原有库存档案却大多是以纸质形式存在的，实现馆藏档案数字化转换将是今后档案工作一项长期而又重要的任务。
在现有技术状态下，要将原有档案全部转化为数字化信息直接提供利用，显然与现实存在一定的距离。笔者认为，首先当务之急是录入原有档案的文件级目录，以实现用计算机对机读目录进行跨全宗、跨年度查找，最大限度地为用户提供利用服务。同时，根据查阅需要，先选择部分常用、珍贵的档案进行原文扫描，使其能全文浏览。然后，根据客观的人力、财力情况，有计划、有重点、有步骤地逐步实现原有馆藏档案的数字化转换。
4、规范电子文件的管理
第十四届国际档案大会第一次全体会议的主报告提出，信息技术的迅速发展及应用导致电子文件的大量产生。目前保存下来的电子文件有一个特点就是以旧的过时的系统产生的文件与以新的多媒体技术产生的文件同时产生。在这种情况下，电子文件管理的标准化是至关重要的。
电子文件管理需要解决以下几个问题：1、确保文件不被非法更改；2、文件格式能够超越时空、跨越平台地被准确识读；3、承载信息的载体能够稳定，并具有最长寿命。而解决这些问题需要有系统、成熟的标准。近年来我国档案界一直积极致力于电子文件管理的研究，现已制订了《电子文件归档与电子档案管理办法》，不久将正式启用。
5、联结网络，实现档案信息社会化
计算机网络技术的产生，使档案信息能超越时间、空间、机构等因素提供利用。建立档案信息网站，将其联入互联网或公众信息网，不仅能实现档案部门间的信息交流和资源共享，而且能够拓展档案利用服务的范围：从封闭的机要服务转向开放服务；从为单纯国家机构服务扩展到为全社会服务；从单纯为政府官员服务扩展到为广大民众服务。
我国档案网络建设规模与速度与其他机关、企事业单位相比，已处于落后状态，我们应该充分认识到这一点，并且把创建档案信息网络体系作为一项重要工作来认真落实。
三、实现档案信息数字化利用存在的问题
1、电子文件的真实性问题
电子文件具有信息载体的非纸质性、信息的非人工识读性、信息系统的依赖性、信息载体的脆弱性和不稳定性、信息与载体的可分离性、信息存储的高密度性、信息的易更改和易丢失性等特征，从而给档案工作既带来了发展的机遇，又带来了严重的问题：如何保证电子文件的真实性和可利用性？
目前维护电子文件真实性的方法主要有：存取权限控制技术、密钥法、数字水印技术、电子签名、数字时间印章等等。这些措施对保护电子文件的真实性起到了一定的作用，但还不能达到确保电子文件真实性的目的。制订严格的管理制度和研究先进的技术来维护电子文件的真实性将是一项长期而又艰巨的工作。
2、网络安全问题
随着计算机网络的发展，如何维护网络的安全性问题也日益突出，并且已成为限制其发展的最大障碍。病毒、网上黑客的攻击、网上窃听与篡改等无时不刻地侵犯着网络的安全，尽管有防火墙、身份验证等有效的安全防范措施来进行防犯，却也难以阻挡众多的网上非法侵袭行为。加强网络的安全防犯措施是实现档案信息数字化利用道路中的棘手课题。
面对数字化时代的冲击，我们必须勇于探索，积极进取，努力应用现代化技术，使档案利用工作主动适应社会发展的需求，更大范围地为社会提供利用，更好地为公众服务。