汽车公司办公用品及配件采购管理办法 - 总结报告

采购管理办法

一、目的
为了加强本公司采购工作管理，规范公司采购行为，提高采购成效，降低公司经营成本，特制订本办法。
二、管理体制及要求
1、公司实行成批和零星采购相结合的体制；
2、根据年度经营计划，测算和制定年度原辅材料、物资需求计划，每年进行1～2次的成批采购；
3、年度物资计划难以概括，或市场供求变化导致物资需求计划改变的，可在年度中进行多次的零星采购。
4、贯彻“五适”方针，即以最适当的价位、在适当的时间、从最适合的地点，购进适当品质及适当数量的物料。
5、采购前对厂方材料质量、性能、供应商报价水平、交货期限、售后服务等做出评价，以供选择时参考。
6、公司所有原辅材料、物资、零部件、办公用品、机器设备的采购，均应符合本办法的原则精神和采购工作规程。
三、采购部门的划分
1、固定资产和低值易耗品的采购：由综合财务部负责办理。
2、配件采购：由维修站配件管理部负责办理。
3、总经理或经理对于重要材料的采购，可直接与供应商或代理商议价。专案用料，必要时由经理或总经理指派专人或指定部门协助办理采购作业。
四、采购计划与申请
1、根据公司年度经营计划、材料消耗定额、各部门物资需求以及现有库存情况，可以制定年度采购计划预案。
2、根据年内生产进度安排、资金情况和库存变化，相应制定半年、季度或月度的具体采购计划，该计划按期滚动修订。
3、公司年度采购计划须经总经理办公会议批准实施，半年、季度、月度采购计划须经总经理审批。
4、根据采购计划制作的采购预算表，以一式多联方式提交，按照呈送权限签批核准。
5、公司物料库存降低到安全库存量或控制标准时，即可提出采购申请，并分为定量订购和定时订购两种方法实施采购。
五、固定资产和低值易耗品的采购
（一）固定资产的采购
1、购买固定资产必须填写《申请表》及《固定资产申购报告》，其中至少列举两种采购方案，采购人推荐一种方案，部门负责人签署意见后，报总经理审批。
2、由综合财务部或综合财务部会同使用部门购买，综合财务部进行验收及登记在册。
备注：报销人凭《固定资产申购报告》申领支票或报销费用。
（二）低值易耗品的采购
1、单价在500元以上的低值易耗品必须填写《申请表》，其中至少列举两种采购方案，采购人推荐一种方案，部门负责人签署意见后，报总经理审批，由综合财务部负责采购。
2、单价在500元以下的低值易耗品，直接由综合财务部采取定点采购，实行按月结算方式。
3、报销人报销费用时，将采购清单附在凭证后，经分管经理签字确认后，交总经理审批。
（三）固定资产和低值易耗品的分类
1、固定资产
电脑、打印机、复印机、传真机、办公桌、办公椅、保险柜、铁皮柜、空调、空气净化器、电风扇、电话、吸尘器、地毯等。
2、低值易耗品
办公用品、文具用品、贺奠用物品（花圈、花蓝、礼物等）、清洁用品（扫帚、畚箕、拖把、垃圾袋、洗衣粉、洗手液、空气清新剂、卫生卷纸等）、招待用品（饮料、香烟等）、食品、书籍、杂志、报刊、名片、刻印、各类单据、报表等。
六、配件采购
（一）《配件采购审批单》的开具与呈交
1、配件主管依存量管制基准、用料预算及库存情况计算出采购数量，开具《配件采购审批单》。
2、《配件采购审批单》上应注明零件号、零件名、规格、数量、采购价、适用车型等。
3、《配件采购审批单》经维修站经理复核，总经理审核后，呈送维修站配件管理部进行采购。
（二）采购方式
除一般采购作业方式外，配件管理部门可依材料使用及采购特性，选择下列一种最有利的方式进行采购。
1、集中计划采购：凡具有共同性的材料，须以集中计划办理采购较为有利者，可核定材料项目，依计划提出采购，配件管理部门定期集中办理采购。
2、长期报价采购：凡经常性使用，且使用量较大宗的材料，配件管理部门应事先选定厂商，议定长期供应价格，呈准后依照需要提出采购。
（三）询价、比价、议价
1、配件主管接到《配件采购审批单》后参考市场行情、过去采购记录及厂商提供的资料，开展多方询价、比价、议价，按照货比三家的原则，将三家以上候选供应商的品种、性能指标、报价、批量、运输和付款条件等情况汇总后，办理比价或经分析后议价。
2、对大宗、贵重、批量性的采购可采取公开竞价、招标、产品订货会等方式进行采购。尽量提高每次采购批量，获得批量折扣，降低采购成本。
3、配件主管询价完成后，在《配件采购申批单》上详细填写询价或议价结果及拟订订购厂商、交货期限，经维修站经理复核后，呈送总经理审核。
（四）订购
1、采购询价获准后，配件主管与供应商洽谈买卖合同及合同条款。买卖合同采用国家标准合同或本公司拟订合同格式。合同文本须经总经理批准。重大采购合同须经公司律师审核和工商部门鉴证。
2、采购合同经双方签章生效后，配件主管按合同付款进度，向财务部申请借款，及时向供应方支付定金和各期货物。
3、配件主管按合同交货进度，及时催促供应方按时发货。收到托运单据或提货凭单后，即前往提货点，按提货程序清点货物品种、质量、数量或重量，相符后签收。
4、如发现货物品种、数量或重量与合同不符，质量经检测与合同约定标准不符，配件主管可拒绝接收或将货物退回供应方。
5、对货物品种、质量、数量与合同不符的，配件主管应及时告知供应方，并就退货、经济补偿、赔偿和罚款事宜进行谈判。
6、验收合格的货物及时运抵仓库，办理移交入库手续，并持有关发票和提货凭证到财务部销帐。
7、配件主管负责将货物和货款明示于图表，分类监控、跟催。
8、配件主管对缺货、不明供应商、供货延迟、验收不合格、货款诈骗等问题，应及时上报总经理处置，寻找替代品或变更生产计划。
（五）单据整理及付款
1、配件主管将已办妥收料的《配件采购审批单》和《材料入库单》，经与发票核对无误后，于第二日前由维修站经理复核后送会计部门。
2、会计部门应按付款管理规定办妥付款手续。
3、短交补足者，配件管理部门应依照实收数量进行整理付款。
4、超交应经总经理批示后，依照实收数量进行整理付款，否则仅依照订货数量付款。
七、价格品质复核
（一）价格复核
1、配件管理部及综合财务部应经常调查主要材料市场行情，建立供应商资料，作为采购及价格审核的参考。
2、配件管理部及综合财务部应对重要材料提供市场行情资料，作为材料存量管制及核决价格的参考。
（二）品质复核
配件管理部及综合财务部应对公司内所使用的材料品质予以复核，并形成完整资料备查。
八、其他
1、配件管理部及综合财务部应采取有效措施，完成公司下达的降低采购成本的指标，或达到采购目标成本。
2、配件管理部及综合财务部密切关注主要材料、物资市场供求、价格变动情况，趋势预测，提出最有利的采购时机。
3、配件管理部及综合财务部分析主要物料的采购成本及构成，掌握出厂价、运输费、采购费用、在途损耗、保险费等在采购成本的比重，对有关费用着重监控。
4、配件管理部及综合财务部选择运输方式，应考虑运输费用、快捷性、途中损耗、安全性、方便性等，多方案比较后选定方式。
5、会同财务部确定贷款分期付款和结算方式，协商使用赊购、商业票据，减少公司采购和库存资金的占用。
九、附则
本采购管理办法呈总经理核准后实施，修订时亦同。

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二OO五年十一月十六日