保持”，最后标文种“通知”。另外，主题词表中没有的词，我们叫“自由词”，在必须标注时，应在该词后加“△”符号。如《关于张龙之等4名同志任职的通知》，其主题词为：干部任免  张龙之等△  通知。
    2、附注。主要用于说明其他项目不便说明的事项。可以解释名词术语，可以说明发至级别。请示应注明联系人姓名和电话。附注应加括号，位置居左空2格，在成文时间下一行。
   （四）公文排版规格。《办法》规定，公文用纸采用A4型纸，幅面尺寸为：210mm×297mm。公文页边与版心尺寸：
    公文用纸天头(上白边)为：37mm±1mm
    公文用纸订口(左白边)为：28mm±1mm
    版心尺寸为：156mm×225mm(不含页码)
    排版规格：正文用3号仿宋体字，文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字，一般每面排22行,每行排28个字。
    二、行文规则
    公文行文方向有四个：上行（请示、报告）、下行（通知、通报）、平行（函）、泛行（通告、布告）。这里，我们应注意以下几点：
    1、一般不得越级请示，因特殊情况必须越级请示的，应抄送被越过的上级机关。所谓特殊情况指：重大紧急事项，不越级请示要误时误事；被直接上级机关长期搁置而又急需解决的问题；与直接上级机关意见分歧一时难以协调统一，而又急于处理的事项。
   2、请示一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送形式。如果写几个主送机关，可能是谁都不批复，或者是几个单位都批复，但批复意见又不一致，难以贯彻执行。
   3、请示应一文一事，同时，不得抄送下级机关。
   4、报告中不得带请示事项，也不得越级报告。
                           第二讲  常用公文和文种的写法
    基层常用的公文有通知、通报、报告、请示、意见、函、会议纪要。其他文种有：述职报告、调研报告、工作计划、工作总结、领导讲话等。现结合我局实际，主要讲以下几种：
   一、决定的写法
    1．表彰决定：这类知照性决定，就是把决定事项简要地传达给有关单位，极少有要求执行的具体意见，它的内容比较单纯，主要是决定依据和决定事项，即使有号召或者鼓动性的结尾，也很简短。在写法上往往开门见山，直接陈述，篇段合一，语句简练、明快。
    2．处分决定的写法有所不同，应写受处分人的身份、错误事实、错误性质、根源、本人对错误的态度、处分内容等。
    3．关于重大行动或重要事项的决定。这类决定用于安排较大范围的重大行动或重要事项，一经发出，震动较大。如：《国务院关于全面推进依法行政的决定》等。这类决定大都经过一定的会议讨论通过。它的写法更强调把道理说清楚、讲透彻，以便尽可能地统一认识，增强执行决定的自觉性。
    4、变更或撤消性决定。如：《关于撤消XX厂“文明单位”称号的决定》。
    二、通知的写法
    通知是使用得比较多的一种公文。大多是下行文，有一定的指挥、指导性和广泛性。大多数类型的通知对受文对象总是有所要求，提出需要执行或办理的事项。通知还有明显的时间性，有些通知，如会议通知，只是在指定的一段时间里有效。大部分都遵循的要求是：依据—目的—文种承启语—事项—要求。
按《办法》通知可以分为批转和转发性通知，传达、要求执行、周知性通知及人事任免通知三种。一些同志在使用通知时存在这样几个问题：一是标题繁琐。比如出现几个“关于”或“通知的通知”等情况；二是转发和批转性通知的按语部分文字过多或态度不明确；三是要求执行或周知性的通知的引言部分未能表明行文的目的和所依据的事由。因此，我们在拟制通知时应当注意以下几点：
    1．标题。一般由发文机关、事由和文种三部分组成，只使用一个介词“关于”再加事由和通知即可。如：《甘肃省人民政府关于印发 1997年国民经济和社会发展计划要点的通知》。在起草层层转发的通知时，要尽量把标题写得简明些。可以采取两种办法解决：一是对各个转发通知都提出了具体要求的，可以综合改写为一个新的“通知”，贯穿全部内容或主要精神。二是对非政策性文件，几个转发通知又无新要求的，可以减少中间层次，直接转发。如：关于转发市计委“关于转发省计委‘关于转发国家计委办公厅《关于批转（＜××日报＞）发行工作会议纪要的通知》的通知’的通知”，如果改写为：××市计委关于转发国家计委办公厅批转《××日报》发行工作会议纪要的通知，就简明多了。
    2．批转和转发性通知。这类通知是针对被批转或转发的公文而发的，通知成了主件，原公文成了附件，正件、附件一起，组成了批转性或转发性通知。正文包括两个部分：转发对象和批注意见。转发对象要写明被批转、转发的公文名称及原发文单位。批注意见要写明对所转发公文的态度、意见和执行要求。批转性通知的批语和转发性通知的按语，可长可短，应看具体情况而定。有的照批照转，只极为简要地表明态度、作出评价、提出要求。如：“省经贸委《关于1998年经济运行调控方案》已经省政府同意，现转发给你

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